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关于加强公文行文规范的通知

发布时间:2013-03-28   来源:办公室

  协会各部门:

  为使协会公文处理工作规范化,提高公文质量,根据《中国医师协会公文处理办法》及协会工作实际,特制定相关规范,请各部门遵照执行。

  一、行文程序

  为确保公文在协会内有秩序的规范的办理,提高办事效率和公文质量,协会各部门各类公文首先以内部行文方式(使用协会行文稿纸,见附件1)报送办公室签收,由办公室统一核稿,办公室主任签字,分送相关领导签批,签批后返还办公室,办公室登记存档并分配文号后送达各部门,各部门打印正式文件后提交办公室,经核准后加盖协会公章发文。

  二、行文分类

  1、上行文:

  上行文是指下级机关向上级机关发送的公文,如报告、请示等。上行文发送对象为卫生部、民政部等上级机关,应以协会名义发文,不得以部门名义发文。使用“中国医师协会文件”纸(附件2),发文号格式为:医协发[2013] 号。

  2、下行文和平行文:

  下行文是上级机关向下级发送的公文,如批复、指示等。下行文发送对象为各地方医师协会、二级机构等。平行文是指同级机关和不相隶属机关相互发送的公文,如函等。平行文发送对象为兄弟协(学)会、各省卫生厅(局)等。下行文和平行文一律使用“中国医师协会文件”纸(附件3),发文号格式为:医协办公发[2013] 号、医协财务发[2013] 号、医协会员发[2013] 号、医协培训发[2013] 号、医协法律发[2013] 号、医协联络发[2013] 号、医协信息发[2013] 号、医协编辑发[2013] 号、医协事业发[2013] 号、医协科普发[2013] 号、医协定考发[2013] 号,等等。

  协会各类会议和培训班均应行文上报协会领导,批复同意后要以协会名义发送通知,加盖协会公章,使用“中国医师协会”便函纸(附件4),发文号格式为:医协函[2013] 号。禁止以部门名义(部门公章)对外发送通知。“通知”中须写明协会部门及部门工作人员联系方式。如需要在协会官方网站刊登“通知”,一律刊登加盖公章的正式文件的扫描文件(jpg格式)。

  三、行文格式

  1、字体字号:标题使用2号宋体,正文使用3号仿宋体。

  2、公文一律双面打印,不得有空白页,最后一页下方须注明“报送”、“抄送”、“发送”单位和印发日期。

  3、附件说明:应在正文下方注明附件序号和名称。

  4、发文机关:在正文下方(如有附件,则在附件下方),单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称,只写成文日期。联合行文,应并列标注各发文机关名称,主办机关排列在前。

  5、印章:除“会议纪要”以外,均应当加盖公章。

  6、“会议纪要”使用相应的纪要文件纸:会长办公会纪要、行政办公会纪要、常务理事会纪要专用文件纸(附件 5-7),其他会议纪要使用“中国医师协会”便函纸(附件4)。

  特此通知。

  

中国医师协会办公室

  2013年3月14日


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